Medlemsregister och vad som gäller enligt personuppgiftslagen(pul)

På en fråga vad som gäller för en förening som upprättar ett medlemsregister svarar datainspektionen följande:

I personuppgiftslagen finns det regler om hur och när man får behandla personuppgifter.

Som förening får ni registrera uppgifter om namn, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration. I en förening kan det också vara nödvändigt att registrera vilka medlemmar som deltar i olika aktiviteter som föreningen arrangerar.

Ni måste också informera medlemmarna om vilka uppgifter som ska registreras och hur de kommer att användas. Medlemmarna måste exempelvis i förväg få veta om uppgifterna ska lämnas ut för direktreklam. Informationen till medlemmarna ska normalt lämnas i samband med att medlemsuppgifterna hämtas in. Det kan till exempel vara en bra idé att ta med sådan information på föreningens anmälningsformulär eller blanketter.

Det är föreningens styrelse som ansvarar för att medlemsuppgifterna hanteras på ett sätt som överensstämmer med personuppgiftslagen.

I de flesta fall är det tillräckligt att ha en förteckning över de medlemsuppgifter som behandlas. En förteckning ersätter då den anmälan till Datainspektionen som man annars kan behöva göra.

Slut på citatet där jag tagit med de delar som berör SGC.

Som ansvarig för vårt medlemsregister, som också publiceras som en matrikel och delas ut till alla medlemmar och medverkande sponsorer, vill jag tillägga följande:

Våra sponsorer som ställer upp med ofta digra prisbort gör inte detta enbart för att det är trevligt att träffa SGC och dess medlemmar. De vill naturligtvis ha viss payback  för sina sponsorpengar och möjlighet att skapa nya kundkontakter. Det innebär att alla vi som finns med i matrikeln kan bli kontaktade av de företag som också finns med i matrikeln via brev eller mail om mailadress finns med i matrikeln. Förhoppningsvis skall detta vara positivt för båda parter.

Detta som information om hur medlemsregistret kan användas.

När det gäller mailadresser vill jag att de som vill komplettera sina medlemsuppgifter med mailadress kan göra detta via mail. Om det är någon som vill ha mailadressen struken i nästa matrikel kan också göra detta via mail.(felicia42@hotmail.com)

Med önskan om en God Jul och ett Gott Nytt År

Roland Isaksson

Medlemsansvarig i Scandinavian Golf Club